Hochzeitslocation Checkliste: die Fragen, die wirklich zählen

Die meisten Paare besichtigen an einem Samstagvormittag. Genau dann steht der Raum aber selten leer da, sondern mitten im Aufbau für die Hochzeit am selben Abend: fremde Deko, fremde Tischordnung, halb gedeckte Tafeln. Fragt deshalb schon bei der Terminvereinbarung, wann ihr den Raum wirklich leer seht, und lasst euch zusätzlich Bilder von einem Abend zeigen. Wir haben den Vorteil, dass wir beides kennen: den leeren Raum bei der Besichtigung und denselben Raum abends um elf, wenn hundert Leute darin sind.

Wir fotografieren in Franken, rund um Nürnberg, Würzburg und Hohenlohe, und haben dabei über 120 Hochzeiten begleitet. Diese Fragen haben sich als die nützlichsten herausgestellt. Nehmt sie mit, wenn ihr das nächste Mal irgendwo steht.

Die Checkliste auf einen Blick

Zum Ablauf: Gibt es mehrere Bereiche oder einen einzigen Raum? Wo ist der Regenplan, und passen dort alle rein? Wie lange dauert der Umbau zwischen Essen und Party?

Zur Übernachtung: Wie viele Zimmer und wie viele Betten? Mitgebucht oder buchen die Gäste selbst? Für wen sind sie reserviert? Gibt es Stellplätze für Wohnmobile?

Zum Licht: Wo steht die Sonne am späten Nachmittag in eurem Monat? Welche Beleuchtung draußen ist im Preis enthalten?

Zum Vertrag: Bis wann muss die Gästezahl stehen? Wer entscheidet bei Regen, und wann? Gibt es eine Sperrstunde? Wer räumt auf?

Darunter stehen die Fragen einzeln, mit dem, was wir hinter den Antworten gelernt haben.

Fragen zum Ablauf des Abends

Gibt es einen Raum, in den alle müssen, oder verteilen sich die Gäste von allein? Locations mit mehreren Bereichen tragen einen Abend leichter. Bei der Uhlenmühle in Aub gibt es Hof, Scheune, Saal und Wiese, und niemand sitzt den ganzen Abend am selben Tisch. Wo es nur einen großen Raum gibt, entscheidet die Sitzordnung über den ganzen Abend.

Wo ist der Regenplan, und passen dort wirklich alle rein? Die Antwort ist erstaunlich oft ein Raum, der für zwei Drittel der Gäste reicht. Fragt nach, lasst euch den Raum zeigen, und rechnet nach.

Wie lange dauert der Umbau zwischen Essen und Party, und wo sind die Gäste in der Zeit? Das ist die Stelle, an der eine Feier am häufigsten kippt. Wenn nach dem Dessert eine Dreiviertelstunde Umbau kommt und niemand weiß wohin, geht die Hälfte der Gäste raus und die Stimmung mit. Wo im Tagesablauf sonst noch Luft gehört, steht in unserem Zeitplan für die Hochzeit.

Hochzeitslocation mit Übernachtung: die vier Fragen

Das ist der Teil, der am meisten über die Länge eures Abends entscheidet und am seltensten gefragt wird. Ohne Übernachtung wird es gegen eins leer, weil die Fahrgemeinschaften los müssen. Vier Fragen klären das vollständig.

Wie viele Zimmer gibt es wirklich, und wie viele Betten sind das? Zimmer und Betten sind zwei verschiedene Zahlen. Acht Zimmer können zwölf Betten bedeuten oder zwanzig, und für euren Abend zählt die zweite. Fragt außerdem, wie viele davon für eure Hochzeit reserviert sind. Zwischen „wir haben Zimmer" und „ihr bekommt acht davon" liegt ein Unterschied, der euren Abend verkürzt.

Müssen die Zimmer mitgebucht werden, oder buchen die Gäste selbst? Beides ist üblich, und beides hat Folgen. Mitgebucht steht die Summe in eurem Vertrag, und ihr tragt das Risiko für leere Zimmer. Buchen die Gäste selbst, braucht ihr einen Stichtag, bis zu dem sie es getan haben, und der gehört auf die Einladung.

Für wen sind die Zimmer reserviert, wenn nicht alle unterkommen? Legt früh fest, wer Vorrang hat: Trauzeugen, Großeltern, die Gäste mit der weitesten Anreise. Sonst entscheidet das Tempo beim Buchen, und das trifft meistens die Falschen.

Gibt es Stellplätze für Wohnmobile und Wohnwagen? Diese Frage stellen die wenigsten, und sie schafft oft mehr Schlafplätze als jedes zusätzliche Zimmer. Wer seinen Wohnwagen auf die Wiese stellen darf, bleibt bis zum Schluss und fährt am nächsten Tag ausgeschlafen heim.

Gibt es eine Alternative in Laufweite, oder braucht jeder ein Taxi? In Franken heißt Laufweite oft zwei Kilometer über eine Landstraße ohne Gehweg. Fragt konkret nach.

Zwei Häuser, in denen wir selbst gearbeitet haben: Die Uhlenmühle in Aub hat 14 Gästezimmer direkt vor Ort, dazu Hof, Scheune, Saal und Wiese. Die Pflugsmühle in Abenberg hat mindestens vier Zimmer im Haus und zusätzlich Stellplätze für Wohnwagen und Wohnmobile. Bei jeder anderen Location bringen euch die vier Fragen oben genauso weit.

Fragen zum Licht der Location

Wo steht die Sonne am späten Nachmittag? Lasst euch Bilder aus der Jahreszeit zeigen, in der ihr heiratet, nicht aus dem Hochsommer. Ein Hof, der im Juli abends golden ist, liegt im Oktober um dieselbe Zeit im Schatten.

Welche Beleuchtung gibt es draußen, und ist sie inklusive? Lichterketten im Hof sind oft ein Aufpreis, den man auf den Bildern deutlich sieht.

Fragen zum Vertrag

Bis wann müsst ihr die endgültige Gästezahl nennen? Bei manchen Locations ist das vier Wochen vorher, bei manchen zehn Tage. Der Unterschied kostet bei Absagen echtes Geld.

Was passiert bei schlechtem Wetter, und wer entscheidet wann? Die Antwort sollte eine Uhrzeit enthalten, nicht ein Gefühl.

Gibt es eine Sperrstunde für Musik draußen? In Dorflagen fast immer, und meistens früher als gedacht.

Wer räumt auf, und ab wann muss die Location am nächsten Tag frei sein? Das betrifft nicht euch am Hochzeitstag, sondern eure Familie am Tag danach.

Was ihr selbst sehen solltet

Nehmt euch bei der Besichtigung zehn Minuten und stellt euch in die leeren Räume, ohne Deko und ohne den Vermieter daneben. Wenn ein Raum leer gut aussieht, sieht er voll besser aus. Umgekehrt funktioniert es selten, und keine Deko der Welt rettet einen Raum, der euch beim ersten Betreten nichts sagt.

Und schaut euch an, wo ihr euch morgens fertig machen würdet, falls ihr vor Ort übernachtet. Ein Zimmer mit einem großen Fenster ist für den Morgen mehr wert als eines mit Blick. Welche Momente an so einem Morgen entstehen, haben wir in einem eigenen Beitrag gesammelt.

Häufige Fragen zur Hochzeitslocation

Welche Frage sollte man bei einer Besichtigung auf jeden Fall stellen?+

Wie viele Zimmer es vor Ort gibt und wie viele davon für euch reserviert sind. Daran hängt, wie lange eure Gäste abends bleiben.

Woran erkennt man, ob eine Location einen Abend trägt?+

An der Zahl der Bereiche. Hof, Scheune, Saal und Wiese verteilen die Gäste von allein. Wo es einen einzigen großen Raum gibt, entscheidet die Sitzordnung über den ganzen Abend.

Was ist beim Regenplan wichtig?+

Lasst euch den Raum zeigen und rechnet die Plätze nach. Oft reicht er für zwei Drittel der Gäste.

An welcher Stelle kippt eine Feier am häufigsten?+

Beim Umbau zwischen Essen und Party. Liegt dort eine Dreiviertelstunde ohne Programm, geht die Hälfte der Gäste raus und die Stimmung mit.

Worauf achtet man beim Licht einer Location?+

Darauf, wo die Sonne am späten Nachmittag steht, und zwar in eurem Monat statt im Hochsommer. Dazu, welche Beleuchtung draußen vorhanden und im Preis enthalten ist.

Wie viele Betten hat eine Location mit acht Zimmern?+

Das ist von Haus zu Haus verschieden, zwölf bis zwanzig sind üblich. Fragt deshalb immer nach Betten statt nach Zimmern, denn danach richtet sich, wie viele Gäste wirklich bleiben können.

Müssen die Zimmer der Location mitgebucht werden?+

Beides kommt vor. Mitgebucht steht die Summe in eurem Vertrag und ihr tragt das Risiko für leere Zimmer. Buchen die Gäste selbst, gehört ein Stichtag auf die Einladung, bis zu dem sie gebucht haben müssen.

Gibt es auf Hochzeitslocations Stellplätze für Wohnmobile und Wohnwagen?+

Manche Häuser bieten das an, zum Beispiel die Pflugsmühle in Abenberg. Ein Stellplatz schafft oft mehr Schlafplätze als ein zusätzliches Zimmer, deshalb lohnt sich die Frage bei jeder Besichtigung.

Bis wann muss die endgültige Gästezahl stehen?+

Das ist von Location zu Location verschieden, meistens zwischen zehn Tagen und vier Wochen vorher. Der Unterschied kostet bei Absagen echtes Geld, deshalb gehört die Frage in den Vertrag.

Wenn ihr wollt, schauen wir mit

Wie so eine Besichtigung in der Praxis aussieht, zeigt unser Beitrag über den Winzerhof Stahl in Auernhofen, inklusive Zeitplan und Regenfrage. Wie unterschiedlich zwei Hochzeiten in derselben Location laufen können, zeigt der Beitrag über das Heiraten im Bauhof Cadolzburg. Und dass selbst eine Traumaussicht einen Haken haben kann, steht im Beitrag über das Heiraten auf der Vogelsburg in Volkach, wo der Sonnenuntergang vom Gelände aus gar nicht zu sehen ist. Wie es aussieht, wenn sogar das Standesamt in den Garten kommt, zeigt der Beitrag über das Heiraten im Preunerwirt in Frankenburg.

Wer frei getraut werden will, sollte bei der Besichtigung gleich den Platz für die Zeremonie und den Regenplan mitdenken. Wie so eine Trauung abläuft, steht im Beitrag über den Ablauf einer freien Trauung.

Wer in unserer Gegend sucht: Welche Trauorte es allein in Burgbernheim gibt und was sie unterscheidet, haben wir im Beitrag über das Heiraten in Burgbernheim aufgeschrieben.

Wir fotografieren Hochzeiten in Franken, rund um Nürnberg, Würzburg und Hohenlohe, und kennen viele Locations in der Gegend aus der Arbeitsperspektive. Wenn ihr zwischen zwei Orten schwankt, schreibt uns einfach, welche es sind. Meistens können wir zu beiden etwas sagen, das in keinem Prospekt steht.

Worauf wir bei einer Location zusätzlich achten, wenn Regen angesagt ist, steht im Beitrag über Regen an der Hochzeit.